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PRESENTACIÓN DE “ARCHIVE”

25 noviembre 2015 Deja un comentario

Archivo Real y General de NavarraHoy, día 25 de noviembre, de 11 a 15 h., va a tener lugar una jornada, de carácter gratuito, en el Archivo Real y General de Navarra, para dar a conocer la herramienta Archive de preservación de documentos electrónicos a largo plazo.

Desde el 1 de octubre, las administraciones públicas están obligadas a dotarse de un sistema de conservación de documentos a largo plazo, capaz de garantizar la preservación de todos los documentos electrónicos de archivo, manteniendo todos sus atributos: unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que éstos puedan constituirse en testimonio que den cuenta del funcionamiento de las entidades que los emiten. Este imperativo legal establece un plazo máximo de 2 años para su puesta en marcha.

Preservación es el conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones. Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración o deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos que impidan el acceso a su contenido.

Con el objetivo de poder cumplir con esta obligación, el Archivo Real y General de Navarra celebra esta jornada destinada a responsables de sistemas archivísticos de la administración pública y profesionales de los archivos de Navarra, así como a profesionales de otros ámbitos implicados en la puesta en marcha de sistemas de administración electrónica (informáticos, técnicos en organización, etc.).

Archive

Archive es una herramienta de preservación a largo plazo de documentos electrónicos, desarrollada por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP) y puesta a disposición de las administraciones públicas que quieran adherirse.

Los costes de puesta en marcha de herramientas de preservación a largo plazo de documentos electrónicos pueden ser muy altos si cada administración afronta su adquisición de manera aislada. Por ello, desde el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental se estima prioritario facilitar la celebración de estas Jornadas de conocimiento de esta herramienta que el Ministerio pone a su disposición. Este Servicio promoverá que puedan surgir comisiones o grupos de trabajo que analicen y valoren la oportunidad de incorporar esta u otra herramienta común.

La herramienta Archive es especialmente útil para las administraciones locales. Cabe destacar que, en Navarra, las administraciones públicas, salvo el Gobierno de Navarra, no cuentan en este momento con herramientas de preservación a largo plazo de documentos electrónicos.

La jornada será impartida por Gerardo Bustos Pretel, subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio y Rosa María Martín Rey, responsable del Archivo del MINHAP y girará en torno al papel del archivo electrónico en la estrategia TIC de la Administración General de Estado y su marco regulatorio; la descripción del sistema Archive desde las perspectivas archivística y técnica, los modos de uso del sistema (versiones cloud y para implantación local) y el modo de adherirse, así como el calendario de implantación del proyecto.

(Noticia tomada del Portal web del Gobierno de Navarra)

 

Los archivos de Navarra ya tienen su propio portal en internet

Palacio Real

Sede del Archivo Real y General de Navarra

Se llama Navarra Archivos y proporciona información relacionada con todos los archivos de la Comunidad Foral, el Sistema Archivístico de Navarra, los archivos, su historia, fondos y servicios, la normativa sobre gestión documental y las novedades. Incorpora, además, el acceso directo a ‘Archivo Abierto’, herramienta creada por la Direccion General de Cultura que permite seleccionar, consultar y, en su caso, obtener copia de los documentos de acceso libre incorporados. Su principal objetivo es acercar y difundir el patrimonio documental de la Comunidad foral para su uso como fuente de información al servicio del conocimiento histórico y de la cultura.

Esta solución de software libre permite el acceso por el Opendata del Gobierno de Navarra y la imagen de los documentos se ofrece sin marca de agua digital y con licencia Creative Commons (permite usarla y compartirla, pero no hacer uso comercial ni generar obras derivadas). La búsqueda –sencilla y avanzada- introduce filtros por distintos elementos, tales como ámbito, lugar y fechas, a fin de depurar la lista de resultados. Una novedad importante es que esta lista de resultados se puede exportar al formato csv para trabajar con los datos. Además la exportación incluye el enlace a cada documento para poder acceder a él directamente.

En este momento se han incorporado 6.000 documentos relacionados con la explotación de la minería en Navarra (1840-1944), custodiados en el Archivo de la Administración de la Comunidad Foral. Esta documentación aporta datos muy valiosos en el estudio de la toponimia, de la organización del espacio, de la industria, e incluso de biografías como la de Serafín Baroja, padre de Pío Baroja, que ejerció su profesión de ingeniero de minas en Navarra. Su puesta en marcha ha supuesto un reto importante para el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y también un esfuerzo económico y humano, tanto en el diseño de la aplicación –que ha corrido a cargo de la empresa Biko2-, como en la preparación de la documentación, restauración, digitalización y descripción, para lo que se ha contado con el apoyo del Servicio de Energía, Minas y Seguridad Industrial.

Esta muestra constituye el primer paso de un proyecto mucho más ambicioso destinado a poner a disposición de los ciudadanos toda aquella documentación que sea de acceso público. Próximamente se irán incorporando documentos del Archivo Real y General de Navarra y de todos aquellos archivos que deseen difundir su patrimonio documental a través de esta aplicación.

Cabe destacar la presentación, asimismo, del calendario de acceso y conservación de los documentos producidos por la Administración de la Comunidad Foral. En él se recogen los acuerdos, emitidos por la Comisión de Evaluación Documental y publicados en el Boletín Oficial de Navarra, relativos a la condición de acceso libre o restringido de los documentos y los plazos de conservación.

Más información en el apartado de Noticias del portal del Gobierno de Navarra.